Digitale Arbeitszeit

Viele Unternehmen müssen Arbeitszeiten erfassen, möchten die Daten aber nicht in fremde Systeme auslagern. „Digitale Arbeitszeit“ setzt genau hier an: Alle Funktionen laufen direkt in Ihrer WordPress-Installation. Mitarbeitende nutzen eine eigene Oberfläche zur Arbeitszeiterfassung, das Personalmanagement arbeitet im gewohnten Backend. Eigene Datenbanktabellen, CSV-Exporte, Rollen und ein Systemstatus-Check sorgen für eine technisch saubere Trennung und hohe Transparenz. Die Zahl der Betriebsstätten und Mitarbeitenden ist im Code nicht begrenzt, so dass Sie Ihre individuellen Strukturen abbilden können – vom kleineren Betrieb bis zur Organisation mit mehreren Standorten.

Das Plugin richtet sich an Unternehmen, Einrichtungen und Organisationen, die WordPress bereits als zentrale Plattform nutzen und ihre Arbeitszeiterfassung dort integrieren möchten. Typische Zielgruppen sind Pflege- und Betreuungsdienste, Handwerksbetriebe, Agenturen, Vereine und Dienstleister mit mehreren Standorten oder Teams. Entscheidend ist der Wunsch, Arbeitszeiten strukturiert und nachvollziehbar im eigenen System zu erfassen, ohne zusätzliche SaaS-Lösungen oder externe Dienste einführen zu müssen.

Alles in WordPress: Keine zusätzliche Software – Mitarbeitende und Verwaltung arbeiten im bestehenden System.

 Skalierbar: Im Code keine Begrenzung für Betriebsstätten oder Mitarbeitende, Ihre Strukturen können wachsen.

 Klare Rollen: Trennung von Mitarbeiter- und Management-Rechten über dedizierte Capabilities.

 Transparente Datenbasis: Eigene Tabellen für Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten und Änderungen.

 Exportfähig: CSV-Exporte für Auswertungen, Lohnabrechnungen oder externe Systeme.

 Konfigurierbare Aufbewahrung: Automatische Bereinigung alter Daten nach einstellbarer Frist.

 Warnsystem: Optionales Monitoring von Tages- und Wochenlimits.

 Systemstatus im Blick: Technische Prüfansicht für Tabellen, Cronjobs und Rollen.

Sie haben Erweiterungswünsche oder Ideen für zusätzliche Funktionen? Reichen Sie diese gern unter   https://vorlagen.website/aenderungswuensche-digitale-arbeitszeit/ ein.
Bitte beachten Sie, dass nicht jeder Wunsch umgesetzt werden kann und Anpassungen zeitlich von der verfügbaren Kapazität abhängen

Das Frontend-Dashboard ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeiten selbstständig zu erfassen. Über klar strukturierte Buttons starten und beenden sie Schichten und Pausen, ohne das WordPress-Backend betreten zu müssen. Die Zuordnung zu Betriebsstätten erfolgt automatisch anhand der getroffenen Auswahl, alle Buchungen werden minutengenau in eigenen Tabellen gespeichert und in Übersichten inklusive Tages- und Wochen-Summen dargestellt.

Benutzer mit der Rolle „Personal Management“ erhalten Zugriff auf ein erweitertes Dashboard. Hier können Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden nach Standort und Zeitraum gefiltert und in Tabellenform ausgewertet werden. Korrekturen an Arbeitszeiten werden mit Kommentar erfasst und im Auditlog festgehalten. So bleiben Anpassungen nachvollziehbar, ohne dass Sie externe Tools verwenden müssen.

Im Backend verwalten Sie beliebige Betriebsstätten mit Adresse, Kontaktpersonen und Kontaktdaten. Mitarbeitende können über die eigene Benutzerverwaltung angelegt, Rollen zugewiesen und Standorten zugeordnet werden. Die Standard-Benachrichtigungen von WordPress werden durch eine eigene Begrüßungs-E-Mail ersetzt, die direkt auf das Frontend-Dashboard verweist und einen Passwort-Setz-Link enthält.

Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten werden über das Management-Dashboard verwaltet und in einer eigenen Tabelle gespeichert. Zusätzlich können pro Mitarbeiter Jahresurlaub und übertragene Urlaubstage gepflegt werden. Damit lassen sich Urlaubskonten und Abwesenheiten unmittelbar mit den tatsächlich gebuchten Arbeitszeiten in Beziehung setzen.

Für Mitarbeitende und Personalmanagement stehen CSV-Exporte zur Verfügung, etwa für Lohnabrechnung oder weiterführende Auswertungen. Optional können Mitarbeiter monatlich eine E-Mail mit ihrem persönlichen CSV-Report erhalten. Alle Exporte werden aus den internen Tabellen generiert und bleiben im WordPress-System.

Die Aufbewahrungsdauer von Arbeitszeitdaten und Auditlog lässt sich in Jahren konfigurieren, automatische Bereinigung übernimmt ein Cron-Job. Ergänzend können Tages- und Wochenlimits für die Arbeitszeit hinterlegt werden, auf deren Basis das Dashboard Warnhinweise berechnet. Über die Systemstatus-Seite behalten Sie den Überblick über Tabellen, Cron-Einträge und Rollen – hilfreich für technische Prüfungen und Fehlersuche.